Privacybeleid

23-05-2018

Bij Hielkema Testequipment B.V. en Hielkema Services & Calibration B.V. gaan wij altijd zorgvuldig om met persoonlijke gegevens. Binnen onze organisatie is reeds duidelijk gecommuniceerd met het personeel hoe men hiermee dient om te gaan. Sinds de komst van de nieuwe AVG regelgeving hebben wij enkele extra maatregelen genomen om uw privacy nog beter te beschermen. Wij vertellen u graag in ons privacybeleid hoe wij met persoonlijke gegevens omgaan en waarom wij deze nodig hebben.

Het privacybeleid kan in der loop van tijd aangepast worden indien zich er nieuwe ontwikkelingen voordoen omtrent de regelgeving. Op het privacybeleid staat altijd de meeste recente datum van wijziging. Het meest recente privacybeleid kunt u altijd vinden op onze website www.hielkematest.nl.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Hielkema Testequipment B.V. en Hielkema Services & Calibration B.V., welke gevestigd zijn aan de Vluchtoord 23, 5406 XP Uden, zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, volgens dit privacybeleid.

2. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Het beleid is van toepassing op alle persoonlijke gegevens die wij verwerken, via welke communicatie dan ook. Dit kunnen nieuwe klanten, bestaande klanten, leveranciers, partners, personeel en andere zakelijk gerelateerde personen zijn.

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Dit zijn alle gegevens die iets over u als individu vertellen of die gebruikt kunnen worden ter identificering van u. U kunt hierbij denken aan uw naam, telefoonnummer, e-mailadres of werkadres.

4. Van wie verwerken wij deze gegevens en hoe krijgen wij die?

Bij Hielkema Testequipment B.V. en Hielkema Services & Calibration B.V. verwerken wij de persoonsgegevens van nieuwe klanten, bestaande klanten, leveranciers, partners, personeel en andere zakelijk gerelateerde personen zijn.

Deze informatie ontvangen wij van u doorgaans via de e-mail, telefoon, website (contactformulier), per post of tijdens een zakelijke afspraak op locatie.
Het kan tevens zo zijn dat wij u gegevens ontvangen van iemand binnen uw netwerk of organisatie, wanneer de betreffende persoon handelt vanuit zakelijk oogpunt en u hiervoor toestemming heeft gegeven. Wij gaan er vanuit dat binnen uw organisatie duidelijk gecommuniceerd is over het verstrekken van deze persoonsgegevens.

5. Welke gegevens worden van u verwerkt, waarvoor gebruiken wij die en hoelang bewaren wij deze?

5.1 Voor contact / communicatie

Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, bijvoorbeeld wanneer u een product of dienst van ons wil afnemen of wanneer u meer informatie wenst te ontvangen over betreffende producten en diensten, kunnen wij u vragen om de volgende persoonsgegevens:

Uw naam;
Uw werkadres;
Uw telefoonnummer;
Uw e-mailadres.

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Indien u bij ons een product of dienst afneemt, is het zo dat wij bepaalde persoonsgegevens welke gerelateerd zijn aan de bestelling, op grond van de wet moeten bewaren voor een periode van 7 jaar.
Uiteraard kunnen wij ook deze gegevens vragen aan u wanneer wij bij u een product/dienst willen afnemen of informatie nodig hebben.

5.2 Voor bestellingen

Indien u bij ons een bestelling wil plaatsen voor een product of dienst, kunnen wij u vragen om persoonsgegevens. Wij hebben deze gegevens nodig om de facturatie en administratie werkzaamheden op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Ook indien er in de toekomst vragen ontstaan, kunnen wij u middels deze gegevens zo goed mogelijk van dienst zijn. De gegevens die wij u kunnen vragen zijn:

Uw naam;
Uw afleveradres;
Uw facturatieadres;
Uw telefoonnummer;
Uw e-mailadres;
Uw betaalgegevens.

Wij kunnen uw naam, telefoonnummer en afleveradres ook doorgeven aan anderen indien dit nodig is. Denk hierbij aan bezorgdiensten/transporteurs of aan fabrikanten/leveranciers indien een bestelling rechtstreeks gaat.

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Indien u bij ons een product of dienst afneemt, is het zo dat wij bepaalde persoonsgegevens welke gerelateerd zijn aan de bestelling, op grond van de wet moeten bewaren voor een periode van 7 jaar.
Uiteraard kunnen wij ook sommige van deze persoonsgegevens vragen aan u wanneer wij bij u bestelling willen plaatsen.

5.3 Gegevens voor service-, onderhoud- en kalibratiewerkzaamheden

Indien u een storing heeft of wanneer u bijvoorbeeld onderhoud wil laten uitvoeren aan uw apparatuur, kunnen wij u vragen om enkele persoonsgegevens. Wij hebben deze nodig om de werkzaamheden door onze service monteurs op een correcte manier te kunnen laten uitvoeren. Tevens zullen wij enkele gegevens nodig hebben voor de facturatie en verder afwikkeling.

De gegevens die wij u kunnen vragen zijn:

Uw naam;
Uw werkadres;
Uw facturatieadres;
Uw telefoonnummer;
Uw e-mailadres;
Uw betaalgegevens.

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Indien u bij ons een product of dienst afneemt, is het zo dat wij bepaalde persoonsgegevens welke gerelateerd zijn aan de bestelling, op grond van de wet moeten bewaren voor een periode van 7 jaar.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij zullen uw persoonsgegevens niet delen indien dit niet nodig is. Toch komt het in een aantal situaties voor dat wij uw gegevens delen met andere.

6.1 Transporteurs en andere logistieke partners

Indien u bij ons een bestelling plaatst voor een product of onderdeel, zorgen wij ervoor dat het product op een veilig manier bij u afgeleverd wordt. Wij werken daarvoor nauw samen met vertrouwde transporteurs uit de regio.
Deze transporteurs kunnen de volgende gegevens van u ontvangen:

Uw naam;
Uw afleveradres;
Uw telefoonnummer.

Daarnaast maken we ook gebruik van andere logistieke partners (pakketbezorging) voor de bezorging van kleinere producten.
Deze logistieke partners kunnen de volgende gegevens van u ontvangen:

Uw naam;
Uw afleveradres.

6.2 Andere bedrijven en zakelijk gerelateerde partners

Indien er een zakelijk belang mee gemoeid is, kunnen wij enkele persoonsgegevens van u delen met bedrijven en zakelijk gerelateerde partners. Wij doen dit alleen op basis van uw goedkeuring. Gegevens die wij zouden kunnen delen na toestemming zijn:

Uw naam;
Uw telefoonnummer;
Uw e-mailadres;
Uw functie.

7. Waar bewaren wij uw gegevens?

Wij maken intern gebruik van diverse software systemen waarmee wij uw persoonlijke gegevens kunnen bewaren. Wij bewaren alleen de gegevens die relevant zijn voor de situatie. De software systemen die wij hiervoor kunnen gebruiken zijn PerfectView, MS Office, SnelStart, NewWays.

8. Hoe zorgen wij voor de veiligheid van uw gegevens?

Wij hebben diverse technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens van u te beschermen. Binnen onze organisatie hebben alleen de geautoriseerde personen toegang tot uw gegevens en alleen wanneer het noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

9. Welke rechten kunt u uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens?

9.1 Recht op inzage

U heeft het recht op inzage van uw persoonsgegevens die Hielkema Testequipment B.V. en Hielkema Services & Calibration B.V van u verwerkt. U kunt uw verzoek melden bij ons via de e-mail, telefoon of middels een afspraak bij ons op locatie.

9.2 Recht op correctie

Indien uw persoonsgegevens niet correct zijn, kunt u ons verzoeken om de desbetreffende gegevens de corrigeren. U kunt dit melden bij ons via de e-mail, telefoon of middels een afspraak bij ons op locatie.

9.3 Recht op bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, indien u het niet eens bent met de wijze waarop wij dit doen. Middels een e-mail, telefoontje of middels een afspraak bij ons op locatie, kunt u bij ons een bezwaar indienen.

9.4 Recht op beperking

In enkele gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens voor een bepaalde periode te laten beperken. In dit geval bewaren wij wel uw gegevens, maar zullen wij deze niet gebruiken.
Middels een e-mail, telefoontje of middels een afspraak bij ons op locatie, kunt u ons vragen om tijdelijk uw gegevens niet te gebruiken.

9.5 Recht op gegevenswissing

In enkele gevallen heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben, te laten verwijderen. Hier kan spraken van zijn op het moment dat wij u persoonsgegevens niet meer langer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor ze verkregen zijn of wanneer uw gegevens onrechtmatig verwerkt zijn door ons.